Jak wysyłać informację prasową i ile dobrze przygotowanych press packów dziennie otrzymują dziennikarze? W ramach cyklu BACK TO SCHOOL prezentujemy kilka rad, które będą pomocne w stworzeniu interesującego i wartościowego pakietu informacji dla mediów.

Press pack to jedno z podstawowych narzędzi służących do współpracy z dziennikarzami. Może wpłynąć nie tylko na zwiększenie liczby publikacji, ale również poprawić ich jakość. Standardowy press pack zawiera kilka podstawowych elementów, cała sztuka polega jednak na tym, aby każdy z nich dobrze przygotować.

1. Technika „kopiuj-wklej”, czyli na czym szczególnie ci zależy?

Informacja prasowa to ustrukturyzowany news, który dotyczy działalności twojego zespołu. Należy ona do tradycyjnych form PR-owych, jednak z biegiem czasu wciąż się nie zestarzała. Zazwyczaj jest źródłem krótkich publikacji czy najnowszych wiadomości na portalach. I nie oszukujmy się – bardzo często madiaworkerzy korzystają z opcji “kopiuj-wklej” w celu opublikowania newsa lub podczas udostępniania utworu w social media. Praktyka redagowania samego leadu i wrzucania reszty tekstu jest w redakcjach na porządku dziennym. Dlatego nigdy nie zapomnij o chwytliwych cytatach i charakterystycznych zdaniach – najczęściej to one zostaną puszczone w świat.

Zadbaj o to, aby wszystkie elementy tekstu pełniły nie tylko funkcję informacyjną, ale również wizerunkową.

Informacje techniczne:

  • O strukturze informacji przeczytasz u specjalistów z branży PR: Prowly.pl, Proto.pl czy Publicrelations.pl.
  • Pamiętaj, aby zawsze informacja prasowa była dostępna w dwóch formatach: doc i pdf. Dzięki temu unikniesz ewentualnych problemów z otwarciem plików przez odbiorców.

2. Zawsze dbaj o ładne zdjęcia. Serio!

Żyjemy w kulturze wizualnej, która szczególną wagę przykłada do estetyki i obrazu. Może będzie to kontrowersyjne, jednak uważam, że jeśli dysponujesz wyrazistą i bardzo dobrą sesją wizerunkową, jesteś w stanie osiągnąć zdecydowanie lepsze wyniki i zwiększyć liczbę publikacji. Szczególnie istotne jest to w kontekście młodych projektów, których nazwa z trudem przedziera się do portalowych newsów.

Za przykład świetnie przygotowanych i wyrazistych fotografii promocyjnych mogą posłużyć m.in. Monika Kowalczyk i Dziarma.

DZIARMA

Szczególną uwagę zwróciliśmy też na wysłaną przez zespół Kwiatki informację dotyczącą singla „Netflix” – w dobę po wypuszczeniu wiadomości do sieci, świetne zdjęcie wizerunkowe mogliśmy zobaczyć w kilku miejscach.

KWIATKI

Dobre sesje zawsze zwracają uwagę na zespół i świetnie się klikają.

Informacje techniczne:

  • Najlepsze zdjęcia na portale są w formacie poziomym, natomiast w social media najlepiej sprawdzają się formaty w pionie. Dołączaj do press packu obydwie wersje, ponieważ wiele redakcji informuje o nowościach na instastories.
  • Wysyłaj w załączniku zawsze jedno najlepsze zdjęcie – dbaj o to, aby jego waga nie przekraczała 1MB.
  • Komplet zdjęć promujących daną płytę i singiel wysyłaj poprzez dysk zewnętrzny. Nie korzystaj z wetransfera – linki szybko wygasają, a redaktorzy nierzadko wracają do zdjęć po czasie.

3. Opis. Nie, nie ten sam, co na Facebooku!

Jak opisać zespół w sposób zgodny z jego wartościami, ale jednocześnie atrakcyjny? To zadanie trudne i wymagające naprawdę dużego wkładu pracy. Nie zapominaj jednak, że przekaz press packu kierujesz do dziennikarzy i blogerów, a nie fanów na Facebooku. Opis w informacji ma być źródłem wiedzy dotyczącym najważniejszych osiągnięć zespołu i jego idei. To bardzo pomocne w kontekście ewentualnych wywiadów, szczególnie z młodymi twórcami, w których dorobku znajduje się tylko jedna epka lub kilka singli.

Ważne jest to, że nie chodzi tu o opisywanie wszystkich przeglądów i konkursów, ale momentów przełomowych, mogących mieć znaczenie dla odbiorcy.

4. Link! Kieruj odbiorcę bezpośrednio do głównego tematu twojej wiadomości

Zamieść link do utworu / epki / singla bezpośrednio w wiadomości. Unikaj wszelkich przeszkadzaczy w odsłuchu, czyli plików do pobrania czy specjalnych serwerów. Wysyłaj swoją twórczość w formatach dostępnych zarówno w wersji mobilnej, jak i na komputerach stacjonarnych. Nie utrudniaj innym dostępu do swojej twórczości!

Informacja techniczna:

  • Inaczej wygląda sytuacja, gdy wysyłasz muzykę do radia. Ale o tym napiszemy dokładnie w kolejnym tekście naszego cyklu.
  • Świetnie sprawdzają się serwisy takie jak: Bandcamp, Spotify, Soundcloud czy po prostu YouTube. Pamiętaj, że na niektórych z tych portali możesz tworzyć linki niepubliczne.

5. Logotyp jest bardzo ważny!

Punkt opcjonalny – szczególnie ważny w kontekście współpracy partnerskiej, współpracy z klubami lub press packów zawieszonych na stronie internetowej. Pamiętaj o tym, aby logotyp był w odpowiednim formacie – png i pdf.

6. Relacje – o nich nie zapominaj. Nigdy!

I na końcu muszę podkreślić – o dobrze przygotowany press pack należy zadbać, ponieważ to podstawa pracy z mediami. Jednak najważniejsze są relacje międzyludzkie i dobra komunikacja. Dlatego zawsze zadbaj o to, aby w wiadomości podać numer telefonu lub maila do osoby, która jest kompetentna i komunikatywna, a także dysponuje większą wiedzą, niż ta zawarta w informacji prasowej. Zawsze zaznaczaj swoją ewentualną dostępność telefoniczną i chęć rozmowy.

Jeśli masz już świetnie przygotowany press pack z dobrze napisaną informacją prasową, ciekawymi zdjęciami, dobrym linkiem i opisem zespołu, podczas wysyłki zadbaj o poniższe kwestie:

1. Uważaj, do kogo wysyłasz wiadomość

Wiadomo, że press packi wysyłane są do wielu mediów w dniu premiery. Jednak nie umieszczaj wszystkich odbiorów w jednym mailu. Wszyscy wiemy, że informacje są wysyłane masowo, ale to ważny element gry, żeby odbiorcy tego nie widzieli. Dlatego zawsze wysyłaj wiadomości do konkretnego dziennikarza z redakcji.

Jednak jeśli baza, z której korzystasz jest bardzo obszerna, umieść wszystkich odbiorców w kopii ukrytej – jako głównego odbiorcę oznacz siebie.

Złamanie tej zasady jest nie tylko być branżowym faux pas i może spalić ci możliwość publikacji, ale również mieć konsekwencje prawne.

2. Unikaj słowa „witam” i bądź świadomy

Na początku warto się przywitać. I choć może zabrzmieć to jak oczywistość, praktyka pokazuje, że wcale takie nie jest.

Staraj się personalizować wiadomości. Nie musisz od razu posługiwać się imionami dziennikarzy, ale postaraj się uniknąć w pierwszych dwóch zdaniach bardzo ogólnej formy na zasadzie copy-paste.

3. Odsłuch – wersja ekskluzywna

My, dziennikarze, bardzo lubimy formę ekskluzywnej możliwości poznania albumu lub singla przed premierą. Wydawnictwa czasem wysyłają płytę do wcześniejszego odsłuchu, dzięki czemu jest szansa na publikację w medium dokładnie w dniu premiery. Szczególnie jest to ważne w kontekście wydawnictw papierowych (dzienniki, miesięczniki).

To drugi tekst z cyklu BACK TO SCHOOL. Daj feedback autorce drogą mailową lub w komentarzu na Facebooku!

Tekst: Joanna Hała

Redakcja: Witold Regulski i Jolanta Kikiewicz

Patronat merytoryczny: Tak Brzmi Miasto.